Das Thema Vereinsverwaltung ist eine Pflichtaufgabe für jede Vereinsführung. Von der Mitgliederverwaltung, der Beitragsverwaltung bis hin zu vielen weiteren oft zeitfressenden und bürokratischen Themen gibt es bei einem florierendem Verein einiges zu tun. Wie Du mit guter Software clever verwaltest und dabei wieder Zeit und Spaß gewinnst, zeigt Dir dieser Artikel.
Vereinsverwaltung ist eine absolute Notwendigkeit, wenn Mitglieder verwaltet werden müssen und Beiträge eingezogen werden sollen. Dabei hat der Verein und seine Vorstandsmitglieder unterschiedliche Möglichkeiten, dieses dann auch technisch zu hinterlegen. Papier und Ordner waren der klassische Weg. Von Formularen bis hin zur Buchhaltung. Im Heimcomputer-Zeitalter wurde das dann durch Worddokumente, PDF-Formulare und Exceltabellen ersetzt. Die aber immer noch im großen Stil ausgedruckt wurden und werden.
Spezielle Vereinssoftware, die auf den Rechnern der Vorstandsmitglieder installiert wird ist die nächste Evolutionsstufe gewesen. Dazu kommt Email und ein Datenaustausch von Dateien mit der Bank zur Abwicklung von Einzügen und Zahlungen. Aber die Evolution in der Vereinsverwaltung hält mit der Online-Vereinsverwaltung den nächsten Schritt schon bereit. Alles in allem ein guter Grund, einmal zu schauen was der Markt für Deinen Verein diesbezüglich hergibt.
Was ein Verein dabei Bedenken sollte?
Bevor wir auf die einzelnen Lösungsmöglichkeiten in der Vereinsverwaltung eingehen, hier noch einmal ein paar ergänzende Punkte die in die Bewertung einfließen sollten:
Viel der angesprochenen Vereinssoftware ist Windows basiert. Mac-Nutzer müssen dies berücksichtigen und ggf. andere Varianten fokussieren (beispielsweise Online-Vereinsverwaltung über den Browser).
Vereinsverwaltung heißt Daten bearbeiten und dabei spielen personenbezogene Daten nicht zuletzt aufgrund der DSGVO eine besondere Rolle. Den Schutz der Daten bei den einzelnen Verwaltungsmöglichkeiten darf Dein Verein dabei nicht aus den Augen verlieren.
Buchhaltung ist auch für Vereine wichtig. Hier ist ein passender Kontenrahmen notwendig. Und weitere Besonderheiten liegen allein schon darin, wenn es über den gemeinnützigen Bereich noch weiter hinaus geht, ihr dazu auch einen Zweckbetrieb habt oder Euch in finanziellen Größenordnungen bewegt, wo ihr bilanzieren müsst. Vergesst also nicht den Schatzmeister in die Lösungsauswahl für Eure Vereinsverwaltung mit einzubeziehen!
Und nicht zuletzt solltet ihr das Thema Wachstum nicht vergessen. Ist Dein Verein noch im Aufbau oder habt ihr besondere Projekte in Planung, kann es sein das die anvisierte Lösung in kurzer Zeit nicht mehr zum Verein passt und ihr dann Nach- oder Aufrüsten müsst. Dies kann ggf. vermieden werden in dem die eingeführte Softwarelösung vielleicht gleich eine Nummer größer ausgelegt wird oder entsprechend skalierbar ist.
"Die größten Schwierigkeiten liegen da, wo wir sie suchen." Johann Wolfgang v. Goethe
Wie funktioniert Vereinsverwaltung hausgemacht?
Die hausgemachte Version der Vereinsverwaltung wird getragen von einer Tabellenkalkulation und einer Software zum Schreiben von Dokumenten. Hier pflegt jemand die Mitgliederdaten beispielsweise in einer Excel-Tabelle, hinterlegt dort wann jemand was bezahlen muss, gibt diese Bezahldaten in einem der Bank genehmen Format dann an eben diese um Zahlungen zu verursachen. Erfolgreiche und fehlgeschlagene Bankeinzüge hinterlegt er dann wieder per Hand in seinen Tabellen, mit denen er den Verein verwaltet.
Dies ist eine Lösung die sicherlich nur für kleine und kleinste Vereine geeignet ist. Bei hunderten oder gar tausenden Mitglieder wird dieses schon schwierig. Benötigt wird dann nur ein Notebook, eine Tabellenkalkulation und ein Schreibprogramm (für Formulare, Anschreiben, etc.), was man beispielsweise bei Microsoft über das Office-Paket erhält oder auch bei OpenOffice.
Heutzutage ist es auch möglich auf ähnliche Art und Weise seine Word- und Excel-Dokumente in der Cloud zu bearbeiten. Dabei liegen diese dann online auf einem Server („in der Cloud“) und können über Online-Varianten der Tabellenkalkulation und des Schreibprogrammes bearbeitet werden. Der damit erreichte Vorteil ist im Wesentlichen, dass die Software nicht mehr nötiger weise auf dem eigenen Rechner installiert sein muss und die Dokumente über den Browser auch auf anderen Computern bearbeitet werden können. Dies ist beispielsweise mit Google Docs möglich (Docs, Tabellen, Präsentationen).
Wie verhält es sich mit Vereinsverwaltung die auf dem eigenen Rechner installiert ist?
In den letzten Jahren wurde die Möglichkeit genutzt, eine Vereinsverwaltungssoftware auf dem Rechnern des Verwalters eines Vereines zu installieren. Dabei bekommt man die Software im Karton oder auch zum Online-Download. Da ist dann zumeist die Lizenz für einen Nutzer integriert, oder es gibt beispielsweise Varianten mit 3 Nutzern (das bedeutet dann auch 3 Arbeitsplätze). So etwas kann die Arbeit schon maßgeblich erleichtern.
Ein Beispiel dafür ist die WISO Mein Verein 365 Software. Aktuell gibt es bereits die 2019-Version. Sie umfasst die Funktionen Mitglieder verwalten, Beitragswesen regeln, Vereinskasse führen und Vereinswesen organisieren.
In diese Kategorie fällt auch die Vereinsscout Vereinsverwaltung. Auch hier geht es um Features in den Bereichen Verein, Mitglieder, Verwaltung, Angebote, Rechnungen, Terminplaner, Mahnwesen, Kontakte, Jubiläum und Buchhaltung.
Was steckt hinter Online-Vereinssoftware?
Heutzutage gibt es nun auch die Möglichkeit, die Vereinsverwaltung online abzuwickeln. Quasi in der Cloud. Dazu wird dann nur der Browser und eine Online-Vereinsverwaltung benötigt. Eine Softwareinstallation darüber hinaus oder eine Datenbank auf Deinem Rechner ist nicht mehr notwendig. Ideal also für Vorstands- und Vereinsmitglieder, die technisch nicht so versiert sind und sich einfach auf die Kernaufgaben in ihrem Verein konzentrieren wollen.
Ein solches Angebot kannst Du beispielsweise bei campai.com finden. Die Lösung von campai ermöglicht Dir und Deinem Verein die Mitgliederpflege, die automatische Abrechnung aber auch die Kommunikation digital abzuwickeln. Dabei unterstützt Dich diese Lösung bei den Themen Stammdaten & Struktur, Beiträge & Abrechnung, Auswertung & Kontrolle, Kommunikation & Feedback, wie auch DSGVO & Sicherheit. Gleichzeitig bestehen diverse Möglichkeiten der Erweiterung & Anpassbarkeit.
Weitere Informationen, auch zu Kosten und Zusatzangeboten, findest Du auf den Webseiten des Anbieters campai. Was mir persönlich sehr gefällt, ist das es hier eine persönliche Einweisung online gibt, in der Du alles am Bildschirm erklärt bekommst und wo Du Deine Fragen loswerden kannst. Weiterhin werden als Dienstleistung auch Deine Mitglieder-Daten eingespielt, so dass ihr hier als Verein einen schnellen Start hinbekommt.
Auch Buhl, der Ersteller von WISO Mein Verein, bietet eine Online-Vereinsverwaltung. Diese nennt sich MEINVEREIN und bewegt sich im Bereich von 10-40 Euro monatlich (abhängig von der Mitgliederanzahl).
Es gibt natürlich weitere Anbieter, die dann feste monatliche Beträge für die Online-Lösung nehmen. Gleichzeitig solltet ihr dabei aber darauf achten, dass diese wirklich einen Vereinsbezug haben und ihr nicht auf eine Lösung aufspringt, die eigentlich für Unternehmen gedacht ist. Einen Vereinssoftware-Vergleich für einen Überblick bietet beispielsweise die Seite Vergleich.org.
Bein einer Online-Vereinsverwaltung ist es dann natürlich auch ein leichtes, mehrere Bearbeiter über den Browser an den gleichen Daten arbeiten zu lassen. Die Verwaltung der Bearbeiter und der Zugänge, weitergehende Automatisierung in den Vereinsprozessen und eine technologie-unabhängige Plattform sind die wesentlichen Vorteile.
Das Angebot an Unterstützung ist insgesamt also vielfältig. Gut zu wissen ist hier aber, dass eine gute Tool-Unterstützung Euch im Verein das Leben schon einfacher machen kann und Du Dir hier mit der richtigen Lösung einiges an Bearbeitungszeit sparen kannst.
Mich interessiert welche Software bei Euch im Verein genutzt wird und welche Erfahrungen Du damit zu diesem Thema gemacht hast. Hinterlasse gerne einen Kommentar am unteren Ende dieses Artikels.
Natürlich gibt es zum Thema Vereinsmanagement und Vereinsorganisation wissenswertes zu lesen:
Das Buch „Moderne Vereinsorganisation: Vereinsmanagement leicht gemacht“ zeigt auf, dass das Verständnis für professionelle Organisation in einem Verein zu platzieren längst überfällig ist. Des Weiteren zeigt es, wie ein Verein die neuen Medien wirksam und ressourcenschonend einsetzen kann. Mit dem Wissen um die Grundlagen der Organisation wird ein wichtiger Schritt gegangen, der in der Wirtschaft und modernen Verwaltung längst zum Standard geworden ist. Es wird aufgeräumt mit dem Vorurteil, dass ein Verein nicht professionell geführt werden kann, insbesondere von ehrenamtlichen Akteuren. Das Buch richtet sich nicht nur an Vereinsvorstände, sondern an alle Personen, die in einem Verein tätig sind. Egal ob Vorsitzender, Schatzmeister oder Leiter einer Sportgruppe. Dabei spielt es keine Rolle, welche Erfahrungen und Kenntnisse bereits vorhanden sind. Die moderne Vereinsorganisation ist kein Hexenwerk.
Das Standardwerk „Ehrenamtliches Vereinsmanagement: Eine praxisorientierte Anleitung zur Vereinsführung“ der Vereinsliteratur zeigt die Problematik der Vereinsarbeit: Mitglieder, Sponsoren, Förderer, Justiz und nicht zuletzt das Finanzamt erwarten ein professionelles Management, das Du als Vorstand oder in anderer verantwortlicher Position im Verein in Deiner Freizeit ehrenamtlich bewältigen sollst. Das Buch nennt die vielen Herausforderungen des ehrenamtlichen Vereinsmanagements aber noch wichtiger: Es hat praxiserprobte Lösungsvorschläge, die Du häufig ohne jede Änderung oder aber leicht modifiziert übernehmen kannst. Viele Muster und Checklisten erleichtern Dir wesentlich die Vereinsarbeit. Auch bei der Suche nach Vorstandskollegen oder einem Nachfolger oder bei der Lösung von internen Konflikten geben die Autoren Erfahrungen aus jahrelanger eigener Vereinsarbeit oder beratenden Tätigkeit für viele sehr unterschiedlich geprägte Vereine und auch Vereinsvorstände weiter. Von einer aufschlussreichen Analyse des Vereins über den richtigen Führungsstil bis hin zu einer gelungenen Ansprache enthält dieses Buch Anregungen und Tipps, die weiterhelfen. Die aufgezeigten Möglichkeiten einer schlanken Aufbauorganisation werden sicher ebenso gefallen wie die Tipps zu Führungsaufgaben und -methoden oder zur Durchführung von Veranstaltungen.
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Hallo,
ein sehr schöner Beitrag, danke für den Input. Ich bin gerade in der Recherche-Phase und suche noch einer Software zur Verwaltung und vor allem Erleichterung einiger Prozesse bei uns im Verein. Tatsächlich machen wir auch noch viel mit Excel und Co. Die von euch beschriebenen Produkte werde ich mir auf jeden Fall anschauen! Ich habe auch noch eine Lösung gefunden auf https://www.css.de/egecko-fuer-ihr-unternehmen/erp-komplettloesung/vereine-verbaende.html . Die klingt recht Interessant meiner Meinung nach und ich wollte euch die nicht vorenthalten.
Viele Grüße
Hallo, vielen Dank für den positiven Beitrag und den Link zu einer weiteren Vereinslösung! Viele Grüße und viel Erfolg bei der Recherche!