Eine Ente digitalisiert Vereine

Eine Ente digitalisiert VereineVereine haben eine große Bedeutung für das kulturelle und soziale Leben und das gesellschaftliche Miteinander. Schwindendes Engagement der Mitglieder für die Vereinsarbeit sowie einbrechende Sponsorengelder machen es immer schwieriger, einen Verein und seine Aktivitäten am Leben zu erhalten. Wie Digitalisierung da helfen kann, erfährst Du in diesem Gastartikel?

Die Arbeit wird mehr, die Schultern die diese Arbeiten tragen werden immer weniger. Oft werden Mitglieder von mehr Engagement für Vereinsarbeit abgeschreckt, wenn sie den hohen zeitlichen Aufwand sehen, der damit verbunden ist. Auch möchte nicht jeder die Verantwortung tragen, die eine ehrenamtliche Tätigkeit mit sich bringt.

Die Arbeit in einem Verein sollte auf mehreren Schultern verteilt sein und die Software muss dies unterstützen.

Eine Ente digitalisiert Vereine
Eine Ente digitalisiert Vereine

Die Digitalisierungslandschaft in Vereinen reicht von Excel bis zum Profi-ERP

Die Digitalisierung hat auch in ehrenamtlich geführten Sport- und Kulturvereinen längst Einzug gehalten.

Dabei reichen die Anwendungen von der einfachen Excelliste über lokale Datenbankanwendungen bis hin zur großen und professionellen Softwarelösung.

Je nach Größe des Vereins hinsichtlich Mitgliederanzahl, Abteilungen oder Gruppen und den regelmäßigen Aktivitäten (z. B. Wettspielbetrieb) hat jede Art der Digitalisierung seine Berechtigung.

Eine gute Softwarelösung kann nicht nur helfen, die regelmäßigen Routineaufgaben optimaler zu bewältigen, sondern schafft durch effektive Workflows einen spürbaren Zeitgewinn.

Excel verhindert eine Verteilung der Aufgaben auf mehrere Schultern

Nehmen wir als Beispiel mal Mitgliederverwaltung und Beitragskassierung. Der Vorstand hat eine tolle Excelliste, wo alle Daten zu allen Mitgliedern erfasst sind. Die Aufgabe der Kassierung übernimmt aber der Kassenwart. Auch er hat sich eine tolle Excelliste angelegt wo erfasst wird, wer Beitrag bezahlt hat. Aber sind die Daten auch überall aktuell? Stellt euch vor, ein Mitglied hat sich beim Vorstand abgemeldet und der Kassenwart sendet diesem eine Mahnung wegen fehlender Beitragszahlung. Nicht gerade toll.

Diese Problem kann auf verschiedene Weise gelöst werden:

– Vorstand übernimmt Arbeit des Kassenwartes – nix mehr mit Aufgabenverteilung
– Vorstand und Kassenwart vergleichen regelmäßig die Daten aus – unnötige und zeitraubende Arbeit
– Eine Softwarelösung mit gemeinsamen Zugriff ist die Lösung!

Fazit: Excel ist zwar leicht zu handhaben, aber hierfür völlig unpraktisch.

Besser ist eine Software in der Cloud, denn ein Internetzugang wird heutzutage von Mitgliedern der Vereinsvorstände und Abteilungsleitungen nahezu vorausgesetzt.

Erich ERPL hat die Lösung
Erich ERPL hat die Lösung

Erich ERPL hat die Lösung

„Nak-Nak“, gestattet, dass ich mich kurz vorstelle? Ich bin Erich ERPL, der Influencer der Firma Launix. Während das Launix-Team sich um individuelle Softwarelösungen kümmert, dachte ich mir: „Es muss und sollte auch etwas für die kleinen, ehrenamtlich geführten Vereine geben, die nicht so im Geld schwimmen“.

Erichs Gedankengänge

„An meinem Ententeich habe ich ja viel Zeit zum Überlegen. Wo könnte der (Enten-)Fuß drücken? Welche Probleme haben Vereine sonst noch?

Ich bin ja auch so einer, der öfters was vergisst. Wie toll wäre es, wenn man alle wichtigen Termine in einem System hinterlegen kann und im Idealfall noch eine Erinnerungsfunktion hat? Ich würde da sicher weniger verpassen und bekäme nicht soviel Ärger mit dem Launix-Team.

Oder die Mitgliederverwaltung. Ich würde es gar nicht toll finden, wenn ich bei der jährlichen Beitragszahlung dem Kassenwart die neue Adresse meines Nests mitteile, ich aber keine Einladung zum traditionellen Ententeichfest bekomme, nur weil der Vorstand diese Änderung nicht erhalten hat. Wie schön wäre es, wenn alle auf einen einheitlichen Datenbestand Zugriff hätten.

Und wenn dann noch mein Mitgliedsbeitrag automatisch abgebucht würde….. ?! Ein Traum. Wieder etwas, was ich nicht vergessen kann.

Noch komfortabler wäre das Organisieren und Verwalten vom heimatlichen Nest aus. Auch das schnattert -ähm spricht– dafür, das ein gutes System in der Cloud liegt.“

Erich ERPL verschenkt eine kostenlose Vereins-Software für die Cloud

Unter https://www.erpl-software.de/erpl-verein-kostenlos/ bietet Erich ERPL seine kostenlose Vereinssoftware zum Download an.

Das Cloud-Hosting übernimmt jeder Verein einfach datenschutzkonform selbst. Wem das zu kompliziert ist, kann sich nach Hosting-Anbietern erkundigen und es gibt auch ein hauseigenes Hosting-Angebot.

Durch die Vereinssoftware in der Cloud kann überall mit jedem Betriebssystem mit jeden gängigen Browser der Verein organisiert werden. Mit der Cloud ist es auch möglich, Dokumente zu speichern und zu übertragen.

Ein ausgereiftes Berechtigungssystem deckt auch alle organisatorischen Bedarfe ab. Sei es Berechtigungen für Trainer, Mitglieder, Organisatoren, Sponsoren, Chefs oder Besucher. Denn nicht alle Mitarbeiter im Verein dürfen auch alle Mitglieder-Daten sehen.

Gibt man jedem einzelnen Mitglied einen eigenen Login, ergeben sich zusätzliche Erleichterungen in der Vereinsorganisation – die Arbeit erledigt sich quasi von selbst:

– Das Mitglied kann seine neue Adresse nach dem Umzug selbst abändern
– Das Mitglied kann alle Sitzungsprotokolle und Vorstandsinformationen abrufen, auf die es sowieso ein Recht hat, diese zu erfahren
– Das Mitglied kann, falls es so eingestellt wurde, auch die Namen der anderen Mitglieder seiner eigenen Schwimmgruppe sehen

Ein einheitliches, gemeinsames System für unseren Verein am Ententeich.

Ein einheitliches, gemeinsames System für unseren Verein
Ein einheitliches, gemeinsames System für unseren Verein

Und wenn mein Vereinschef weniger Zeit für die Verwaltung benötigt, könnten wir öfters die Gelegenheit für gemeinsame Touren über den Ententeich haben.

Zum Gastautor:

Der Gastautor von der Firma Launix (Vertreiber der kostenlosen Vereinssoftware ERPL Verein) ist Projektmanager Sven Kloß, selbst Vereinsmitglied beim OSV Zittau als Handballtrainer.

Wie immer hier auch ein paar Buchtipps für Vereine:

Der zufriedene Kindertrainer: Überlegungen zu einem hauptamtlichen Jugendkoordinator im BreitenfußballTobias Scherbaum arbeitet seit mehr als acht Jahren als hauptberuflicher Fußball-Kindertrainer in einem Breitensportverein. Er hat so sein Hobby zum Beruf gemacht und geht einer von ihm als sozial und sinnvoll empfundenen Tätigkeit nach. Im Buch „Der zufriedene Kindertrainer: Überlegungen zu einem hauptamtlichen Jugendkoordinator im Breitenfußball“ fasst er die Erfahrungen und Herausforderungen zusammen, die beim TSV Seeg-Hopferau-Eisenberg e. V. mit der Schaffung eines solchen Arbeitsplatzes verbunden waren und stellt einige Grundüberlegungen an, ob und unter welchen Voraussetzungen ein solches Berufsfeld auch für andere kleine Amateurvereine eine Möglichkeit sein kann, sich für die Zukunft etwas besser aufzustellen. Das Werk richtet sich an alle Vereinsvorstände, Abteilungsleiter sowie Kinder- und Jugendtrainer, die über neue Wege für ihren Verein nachdenken.

VERGEUDE KEINE KRISE!: 28 rebellische Ideen für Führung, Selbstmanagement und die Zukunft der ArbeitKrisen sind keine Chancen, sie sind, was sie sind: Krisen. Kein Mensch braucht sie, kein Mensch will sie. Und trotzdem: Bei Licht betrachtet können sie sinnstiftende Irritationen sein, um uns aus geistiger Erstarrung zu lösen. „VERGEUDE KEINE KRISE!: 28 rebellische Ideen für Führung, Selbstmanagement und die Zukunft der Arbeit“ liefert 28 geistige Dehnübungen für Führung, Selbstmanagement und die Arbeitswelt der Zukunft. Jetzt, da die Pandemie so vieles durcheinandergewirbelt hat, sind Aufbruchsdenken und Wille zur Veränderung gefragter denn je. Teile dieses Buchs sind eine Auswahl der besten Kolumnen und Artikel der Autoren, die bereits publiziert wurden. Sie wurden für dieses Buch überarbeitet und aktualisiert.

Vereinsorganisation: Den Verein erfolgreich führen und managenVereinsorganisation ist eine echte Führungsaufgabe und trägt wesentlich zum Erfolg eines Vereins bei. Wie Sie die Organisation auf die Bedürfnisse Ihres Vereins ausrichten, zeigt der Autor im Buch „Vereinsorganisation: Den Verein erfolgreich führen und managen„. Anhand von vier Mustervereinen unterschiedlicher Größe gibt er praktische Handlungshinweise, wie ein modernes Vereinsmanagement gelingt, Sie von der Mitarbeit Ehrenamtlicher profitieren und Ihren Verein in eine sichere Zukunft führen. Dr. Ronald Wadsack ist Professor für Sportmanagement an der Ostfalia Hochschule, Campus Salzgitter. Er hält regelmäßig Lehrveranstaltungen im Vereins- und Verbandsbereich zu den Themen Führung, Organisation und Management und weiß, worauf es bei einer guten Vereinsorganisation ankommt.


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