Ein für das Allgemeinwohl tätiger Verein kann Spenden immer gut gebrauchen. Doch neben den wertvollen Beiträgen in Form von Geld- und Sachspenden sind dann auch schnell Buchhaltung und Spendenbescheinigungen ein Thema. Wie Du und Dein Verein damit umzugehen hat, erfährst Du in diesem Artikel.
Der Verein stellt für Spenden entsprechende Quittungen aus. Dabei handelt es sich um eine Spendenbescheinigung für Geld, die aber auch für Sach- und Aufwandsspenden ausgestellt werden kann. Die Spende, die unentgeltlich und freiwillig dem Verein zur Verfügung gestellt wird, kann so nachgewiesen werden. Dies ermöglicht dem Spender die Spende steuerlich geltend zu machen. So haben beide Seiten etwas davon. Das Geld nützt dem Gemeinwohl und der Spender bekommt einen Teil vom Finanzamt zurück.
Wann darf Dein Verein Spendenbescheinigungen ausstellen?
Gemäß §51 der Abgabenordnung (AO) müssen Spenden für steuerbegünstigte Zwecke verwendet werden, wenn dafür Steuervergünstigungen gewährt werden. Dazu gehören unmittelbar gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke. Diese Steuervergünstigung wird gewährt, wenn sich dies aus der Satzung und der tatsächlichen Geschäftsführung entsprechend ergibt (§59 AO).
Der Verein muss dazu den zugehörigen Freistellungsbescheid vom Finanzamt besitzen. Der Verein muss also gemeinnützig sein und dieses muss durch das Finanzamt nachgewiesen worden sein. Nur dann dürfen Spendenquittungen bzw. Spendenbescheinigungen durch Deinen Verein ausgestellt werden.
Sobald der Verein die Spende erhalten hat, kann die Spendenquittung ausgestellt werden. Dieses muss dann auch in Eure Vereinsbuchhaltung einfließen oder der Spendeneingang sollte ansonsten zumindest in einem Spendenbuch dokumentiert werden (Datum, Name, Art der Spende, Spendenhöhe bzw. Betrag).
Apropos Buchhaltung: Die Spendenquittung bzw. auch die Spende muss immer für das Jahr ausgewiesen werden, in dem sie auch eingegangen ist.
Was muss die Spendenquittung auf jeden Fall enthalten?
Nebst Vor- und Nachname des Spenders muss auch dessen Adresse und das Spendendatum aufgeführt werden. Dazu gehört natürlich auch der Wert der Spende.
Verwendet im Verein am Besten einen Vordruck für die Spendenquittung, ggf. ergänzt ihr diesen mit dem Logo Eures Clubs. Begebt Euch dort also nicht aufs Glatteis. Es gibt offizielle Mustervorlagen (Zuwendungsbestätigung) des Bundesfinanzministeriums und den Link findest Du hier. Dort im Suchfeld oben rechts einfach das Stichwort „Zuwendung“ eingeben, dann erhältst Du die Treffer.
Durch den Verein gehört die Spendenbescheinigung unterschrieben. Dies kann der Vorstand oder auch einer seiner Vertreter erledigen.
Wenn Geld überwiesen oder übergeben wird, muss der entsprechende Wert bzw. der Betrag exakt aufgeführt werden. Die Spende muss in jedem Fall unentgeltlich und freiwillig geschehen sein.
Bei Sachspenden muss der Wert der gespendeten Sache aufgeführt werden. Bei neuwertigen Dingen kann der Wert über die Rechnung der Neuware nachgewiesen und beigefügt werden. Bei gebrauchten Sachen wird der Wert geschätzt.
Handelt es sich um eine Aufwandsspende, wie die Arbeit als Übungsleiter, muss der Geldwert dieses Aufwandes angegeben werden. Vor dem Erbringen der damit verbundenen Leistung muss allerdings dokumentiert werden, das auf eine Vergütung verzichtet wird. Die Leistung die erbracht wird muss dabei ebenfalls dokumentiert werden.
Wie verhält es sich wenn die Spende für einen bestimmten Zweck gedacht ist?
Wenn die Spende für einen bestimmten Zweck gedacht ist, muss der Verein diese auch für diesen Zweck verwenden. Der sollte natürlich satzungsgemäß sein. Entweder hat der Verein zu Spenden für diesen Zweck aufgerufen oder der Spender hat für einen bestimmten Zweck gespendet. Sollte Dein Verein diese Zweckbindung nicht einhalten können, entstehen ggf. Rückforderungsansprüche. In einem solchen Fall solltet ihr am Besten mit dem Spender Rücksprache dazu halten, bevor Ärger entsteht.
Was Du unbedingt noch beim Thema Spenden für den Verein beachten solltest?
Die Zuwendungsbestätigung sollte nur durch den Schatzmeister oder einem anderen entsprechendem sachkundigem Mitglied (des Vorstandes) ausgestellt werden. Zum Einen wollt ihr hier als Verein nicht den Überblick verlieren (insbesondere beim Thema Geld) und so ist ebenfalls gewährleistet, dass alles korrekt abläuft. Durch fehlerhafte Spendenbescheinigungen oder unzulässig verwendete Spenden kann es sonst zu Haftungsfällen kommen.
Und um Fehler an dieser Stelle einmal plastisch darzustellen, umfasst das in jedem Fall „Spenden“, für die der Verein aber eine Gegenleistung erbracht hat. Spenden für die eine höhere Quittung ausgestellt wurde als an Geld eingegangen ist. Sachspenden bei denen ein zu hoher Wert angegeben wurde. Oder es lag gar keine Spende vor, weil es sich um eine Art Aufnahmegebühr oder einen ähnlichen verpflichtenden Beitrag handelte. Dieses macht dabei auch noch mal deutlich, dass eben nicht jeder im Verein die Spenden entgegen nehmen und Spenden-Quittungen ausstellen sollte.
Zu guter Letzt kann natürlich ebenfalls eine Haftung entstehen, wenn Spenden gar nicht für die angegebenen steuerbegünstigten Zwecke verwendet werden!
Wichtig ist auch noch, dass natürlich die Person als Spender aufzuführen ist, deren Geld bei der Spende übergeben wurde. Hier dürfen keine abweichenden anderen Namen von Personen eingetragen werden, die nicht bezahlt haben.
Als Verein habt ihr natürlich jede einzelne Spende nachzuweisen, das ist wichtig.
Als aktuelle Ergänzung noch ein Tipp wie Du mit Deiner Mannschaft, Deinem Team oder Deinem Verein ganz unkompliziert Spenden sammeln kannst für die Du keine Quittung benötigst, erfährst Du hier: Lese einfach „Fundraising Aktion für Vereine“ oder höre die Podcastfolge 53 mit dem Titel „Spenden: Fundraising mit Fundmate„.
Ein paar praktische Buchtipps zur Vertiefung zum Schluss um Stolperfallen zu vermeiden und das Thema Spenden und Buchführung zu beherrschen:
Der Verein ist im Nonprofit-Sektor nach wie vor die beliebteste Rechtsform. Andererseits ist die Handhabung der Rechtsform Verein aber an verschiedenen Stellen für die Verantwortlichen fehleranfällig und schwierig. Dies umso mehr, wenn zu der Rechtsform Verein noch die Gemeinnützigkeit kommt. Jörg Ammon zeigt in der 2. Auflage seines erfolgreichen Buches „Stolperfalle Verein“ praxisnah und verständlich, wie Sie sicher mit der Rechtsform Verein, auch und gerade in Kombination mit der Gemeinnützigkeit umgehen und Stolperfallen vermeiden. Neben den zivilrechtlichen Grundlagen widmet er sich ausführlich den Grundlagen der Gemeinnützigkeit. Auch das Thema der steuerbegünstigten Freibeträge Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale werden ausführlich behandelt.
Wer im Verein ehrenamtlich Verantwortung trägt, sieht sich in vielen Bereichen mit dem Steuerrecht konfrontiert. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen werden immer unübersichtlicher. Ein erheblicher zeitlicher Aufwand, der an sich dem Ehrenamt gewidmet sein sollte, muss für die Aus- und Fortbildung geopfert werden. Dieser Problematik trägt der vorliegende Ratgeber „Vereine und Steuern: Rechnungslegung, Besteuerungsverfahren, Gemeinnützigkeit, Spenden, Ehrenamt“ zur Vereinsbesteuerung Rechnung. Die Darstellung der steuerlichen Vorschriften wurde auf die Grundzüge der aktuellen Vereinsbesteuerung beschränkt.
In „Praktische Buchführung für Vereine: Praxisratgeber für Einsteiger und Profis“ wirst Du am Beispiel eines Mustervereins mit den üblichen Buchungsvorgängen vertraut gemacht. Damit wird das Kontieren und Buchen von Vereinseinnahmen und -ausgaben zum „Heimspiel“. Vom Buchungsfall bis zum Jahresabschluss: 66 Musterlösungen aus der Praxis führen Sie Schritt für Schritt sicher ans Ziel. Auch Spezialfälle, wie die steuerliche Behandlung von Spenden, Sponsoring oder Werbeeinnahmen, kommen nicht zu kurz.
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