Wie Vereine ihre Verwaltung digital in den Griff bekommen: Vereinsarbeit bedeutet Engagement und Herzblut. Aber leider auch viel Papierkram. Wer Mitgliederdaten, Buchhaltung und Kommunikation heute noch manuell organisiert, kennt das: Excel-Listen, Zettelwirtschaft, WhatsApp-Chaos. Doch es geht auch anders. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen wird der Alltag im Verein einfacher und macht mehr Freude.
Buchhaltung: Weniger Aufwand, mehr Klarheit
Die Vereinsbuchhaltung ist für viele ein leidiges Thema: Mitgliederbeiträge verbuchen, Rückstände mahnen, Spenden quittieren, Kassenabschlüsse machen und das oft ehrenamtlich neben dem Job.
Prozesse automatisieren
Eine digitale Lösung kann hier enorm entlasten. Automatisierte Rechnungsstellung, saubere Kontenführung, Zahlungsabgleiche mit dem E-Banking – all das spart Zeit und reduziert Fehler. Viele Tools lassen sich direkt mit dem Bankkonto verknüpfen, sodass Gutschriften automatisch zugewiesen werden.
Fachwissen für den Finanzverantwortlichen
Viele der Buchführer sind Laien. Da kommt man bei der doppelten Buchhaltung des richtigen Kontenrahmens oder den neuen Regulierungen bezüglich E-Rechnungen schon mal schnell ins Schwitzen. Wo den Laienbuchhalter das Know-how fehlt, helfen Vereinssoftwares weiter: Sie passen ihre Funktionen den regulatorischen Standards an und stehen den Vereinen mit wichtigem Fachwissen zur Seite.
Finanzdashboard
Doch nicht nur die Prozesse sind einfacher und übersichtlicher auch ein Finanzdashboard hilft stark dabei, die Übersicht zu behalten. Darin sieht man, wie viel Geld zur Verfügung steht, was budgetiert wurde und was schon ausgegeben wird. Die finanzielle Lage des Vereins ist auch ohne Fachwissen einfach auslesbar.
Mitgliederverwaltung: Schluss mit Excel und Zettelwirtschaft
Wer hat seine Rechnung schon bezahlt? Wer spielt in welcher Mannschaft? Wer ist Teamleiter:in oder wer hat einen Familienrabatt?
Mit einer digitalen Mitgliederverwaltung hast du alle Daten an einem Ort. Adressen, E-Mails, Zahlungsstatus oder Gruppenzugehörigkeiten – alles übersichtlich und aktuell. Änderungen sind sofort für das ganze Vorstandsteam sichtbar, und der Jahresversand wird mit wenigen Klicks erledigt.
Statistiken zeigen, wie es dem Verein geht: Wie viele Mitglieder sind dazugekommen, wer ist gegangen usw.
Besonders praktisch: Viele Systeme ermöglichen es den Mitgliedern, ihre Daten selbst zu aktualisieren, das spart Mails und Missverständnisse.
Kommunikation: Besser organisiert, näher dran
Eine gute interne Kommunikation bringt den Verein zusammen. Doch zwischen Mail, WhatsApp, Newsletter, Facebook und Aushang am Vereinsbrett geht schnell der Überblick verloren.
Welche Inhalte gehören wohin und wie erreichst du als Vorstandsmitglied deine Vereinsmitglieder?
Hier gibt es klare Empfehlungen:
– E-Mail: Detaillierte Infos, Newsletter, offizielle Mitteilungen
– Messenger-Apps: Schnelle Absprachen, kurzfristige Änderungen
– Social-Media: Bilder, Updates, Vereinsgeschichten und Interaktion
– Community-Plattformen und Intranet: Alles an einem Ort, inkl. Gruppen und Events
Vereinssoftwares bieten hier die Chance, Infos gezielt zu steuern: Der Versand von E-Mails, Newslettern und offiziellen Mitteilungen können aus einem Ort heraus gemacht werden. Aber auch Anmeldungen für Anlässe, Infos zu Trainings, Umfragen oder Geburtstagsgrüße sind zentral gebündelt. Das spart Nerven und schafft Verbindlichkeit. Je nach Tool können Mitglieder sogar in Gruppen chatten oder sich zu Aufgaben eintragen.
Tipp: Nutze eine Lösung, die auch mobil gut funktioniert – damit deine Mitglieder unterwegs genauso gut informiert sind wie am Desktop.
Fazit und Empfehlung
Vereinssoftwares erleichtern den Arbeitsalltag von Vereinen stark. Die Digitalisierung von Buchhaltung, Mitgliederverwaltung und Kommunikation macht Vereinsarbeit schneller, übersichtlicher und sie macht sogar noch etwas mehr Spaß.
Über die Gastautorin: Melanie Widmer kennt das Vereinsleben nicht nur aus der Theorie: Als Kommunikationsverantwortliche bei der Vereinssoftware Webling und langjähriges Vorstandsmitglied in verschiedenen Vereinen weiß sie genau, wo der Schuh drückt und wie digitale Tools den Vereinsalltag wirklich erleichtern können.
Webling bringt deinen Verein digital voran: Mitgliederverwaltung, Buchhaltung und Kommunikation in einer einzigen Software. Die einfache, intuitive Software ist DSGVO-konform. Teste die Vereinssoftware 30 Tage kostenlos, bevor du dich entscheidest. Alle Infos und Testversion findest du auf www.webling.eu.
Wie immer auch ein paar Buchtipps für Vereine:
„Ehrenamtliches Vereinsmanagement„, der Titel zeigt die Problematik der Vereinsarbeit: Mitglieder, Sponsoren, Förderer, Justiz und nicht zuletzt das Finanzamt erwarten ein professionelles Management, das Du als Vorstand oder in anderer verantwortlicher Position im Verein in Ihrer Freizeit ehrenamtlich bewältigen sollst. Die neue Herausforderung Datenschutz Grundverordnung DSGVO ist in dieser Auflage ein praxisnah behandeltes Schwerpunktthema. Die vielen Herausforderungen des ehrenamtlichen Vereinsmanagements werden in diesem Buch genannt, aber noch wichtiger: Es bietet praxiserprobte Lösungsvorschläge, die Du häufig ohne jede Änderung oder aber leicht modifiziert übernehmen kannst. Viele Muster und Checklisten erleichtern Dir wesentlich die Vereinsarbeit. Auch bei der Suche nach Vorstandskollegen oder einem Nachfolger oder bei der Lösung von internen Konflikten werden Erfahrungen aus jahrelanger eigener Vereinsarbeit oder beratenden Tätigkeit für viele sehr unterschiedlich geprägte Vereine und auch Vereinsvorstände weitergegeben. Gleiches gilt für die im Verein wichtigen Ehrungen, zu denen u. a. eine Muster-Ehrungsordnung angeboten wird. Von einer aufschlussreichen Analyse des Vereins über den richtigen Führungsstil bis hin zu einer gelungenen Ansprache wirst Du in diesem Buch Anregungen und Tipps erhalten, die Dir sicher weiterhelfen werden.
Das praktische Buch „Der eingetragene Verein: Gemeinverständliche Erläuterung des Vereinsrechts unter Berücksichtigung neuester Rechtsprechung mit Formularteil“ hat sich über Jahrzehnte hinweg als unentbehrlicher Leitfaden für die Anwendung des gesamten Vereinsrechts bewährt. Es verbindet klare, fundierte Darstellungsweise mit übersichtlicher und zweckmäßiger Gliederung. Es bietet Gestaltungsmuster und eignet sich für alle, die sich mit der Gründung, Führung, Umwandlung oder Auflösung von Vereinen befassen müssen. Die Fragen der Besteuerung von Vereinen und der steuerbegünstigten Zuwendungen an Vereine sind in einem eigenen Abschnitt berücksichtigt.
Vereinsorganisation ist eine echte Führungsaufgabe und trägt wesentlich zum Erfolg eines Vereins bei. Wie Sie die Organisation auf die Bedürfnisse Ihres Vereins ausrichten, zeigt der Autor im Buch „Vereinsorganisation: Den Verein erfolgreich führen und managen„. Anhand von vier Mustervereinen unterschiedlicher Größe gibt er praktische Handlungshinweise, wie ein modernes Vereinsmanagement gelingt, Sie von der Mitarbeit Ehrenamtlicher profitieren und Ihren Verein in eine sichere Zukunft führen. Dr. Ronald Wadsack ist Professor für Sportmanagement an der Ostfalia Hochschule, Campus Salzgitter. Er hält regelmäßig Lehrveranstaltungen im Vereins- und Verbandsbereich zu den Themen Führung, Organisation und Management und weiß, worauf es bei einer guten Vereinsorganisation ankommt.
Weitere interessante Artikel für Dich auf Vereinsmeier.online:
GEMA und Vereinsveranstaltungen