Endlose Besprechungen und Meetings können zur Belastungsprobe für alle Teilnehmenden werden. Mit diesen Tipps könnt ihr dem Sitzungshorror entgehen und dennoch die wichtigen Themen besprochen haben.
Es gibt einige Maßnahmen, die dazu führen das Besprechungen effizienter werden. Ob im Vorstand des Vereins, dem Festausschuss oder auch bei einer Mannschaftsbesprechung. Dies spart allen Teilnehmern Zeit und Nerven, ist zielorientierter und hilft sich in der Besprechung auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Also, welche Tipps und Tricks solltet ihr dabei berücksichtigen?
Zeit begrenzen
Es ist ja kein Geheimnis, um so mehr Zeit man für eine Sache hat, um so mehr Zeit benötigt man auch dafür. Aber jeder kennt auch, dass wenn es mal schnell gehen muss, die Ziele auch erreicht werden. Das Leben zeigt in den unterschiedlichen Bereichen, dass es schneller geht wenn weniger Zeit da ist.
Die Verknappung der Zeit in Besprechungen diszipliniert die Vielredner und sorgt für ein zügiges Abarbeiten der Tagesordnung. Begrenzt die Zeit für die Sitzung! Definiert eindeutig von wann bis wann die Besprechung ist und das die Redner dafür Disziplin halten müssen.
Agenda abstimmen
Legt eine Tagesordnung fest und stimmt ab was darauf erscheint. Genauso auch was nicht. Verschiebt Themen auf die nächste Sitzung wenn die Priorität nicht so hoch ist. So wird jedem bewusst, dass die Zeit knapp ist und man sich auf das Wesentliche zu beschränken hat. Überlegt genau ob das Thema überhaupt wichtig genug für die Tagesordnung ist oder sowieso immer geschoben wird – weil es nicht wichtig genug ist.
Die Person die die Tagesordnung abstimmt muss den Überblick, die notwendige Autorität und das Vertrauen der Gruppe haben. Eben auch um Themen zu verschieben.
Sonstiges streichen
Sonstiges ist eine offene Tür für Ungeplantes und Gerede. Tipp: Einfach streichen und so die Disziplin und Zeitplanung der Teilnehmer schützen. Da sollte die Vorstandsführung des Vereins dann mit gutem Beispiel voran gehen.
Besprechen was alle angeht
Es ist sicher zu stellen, dass die zu behandelnden Themen für alle Mitglieder der Teilnehmergruppe wichtig sind. Zu häufig werden Dinge besprochen die gar nicht für alle relevant sind.
Im Zweifelsfall einfach die Gruppe teilen und zu erst die Dinge besprechen, die für alle wichtig sind. Im zweiten Teil werden dann ggf. die Dinge im engeren Personenkreis besprochen, die nur für wenige interessant sind. Dies steigert die Effizienz und nicht zuletzt auch die Zufriedenheit der Teilnehmer ungemein.
Regeln festlegen
Wenn die Teilnehmer zu spät kommen, sich gegenseitig unterbrechen oder dazu neigen alles zu kommentieren, wird es Zeit für ein paar Sitzungsregeln. Diese sollten am besten direkt allen vor Augen sein. Auf einem großen Plakat an der Wand oder einem Zettel vor den Teilnehmern. Diese Regeln sind von allen zu akzeptieren und gelten mindestens bis zu dem Punkt, wo sie die Teilnehmer kommentieren und weiterentwickeln.
Natürlich darf während der Besprechung jeder Bezug auf die Regeln nehmen, damit sie auch eingehalten werden.
Starke Moderation
Es wird zu häufig in Unwichtiges abgeschweift und die Teilnehmer neigen dazu alles zu kommentieren? Dann ist es Zeit für einen starken Moderator.
Er arbeitet die Tagesordnung ab. Er achtet darauf das wesentliche Beiträge auch gehört werden. Er hilft dabei die Dinge auf den Punkt zu bringen und sorgt für Klärung. Er achtet auf das Zeitmanagement und die Einhaltung der Regeln. Er hält die Beschlüsse fest.
Ergebnisse dokumentieren
Die Visualisierung der Tagesordnung in möglichst großformatiger Art und Weise sorgen bei allen für Klarheit. Dazu am Besten direkt die Ergebnisse und Beschlüsse dokumentieren. So haben alle das Gefühl dass es voran geht und man etwas geschafft hat.
Heute kann man über Tools auf dem Notebook (Excel, Powerpoint oder ähnliches) und einem Beamer (Projektor) gleich die wesentlichen Punkte für alle sichtbar machen. Das hat ebenfalls den Vorteil, dass man eine solche Datei im Anschluss direkt in ein PDF-Dokument umwandeln kann und somit für alle das Protokoll auch gleich hat.
Gut genug (Pareto)
Häufig ist es so, dass mit 20% des Aufwandes 80% der Ergebnisse erzielt werden. Hierbei handelt es sich um das bekannte Pareto-Prinzip. Und das gilt auch für Besprechungen. Wenn man sich bereits in zu vielen Details verliert, sollte man sich die Frage stellen, ob das Ergebnis nicht bereits gut genug ist um einen Haken daran zu setzen. So kümmert sich die Besprechung um das Wesentliche und die „Kümmerer“ sich dann später um die Details.
Dieses Vorgehen sorgt für Zeitersparnis und fördert die Konzentration auf das Wesentliche. So übernehmen alle Verantwortung für die Dauer der Sitzung und die Teilnehmer werden nicht „überstrapaziert“.
„Gut genug“ sollte die Frage bei jeder Detail verliebten Diskussion zu einem Tagesordnungspunkt werden. Denke daran: 20% des Aufwandes sorgt für 80% der Ergebnisse. Die Gegenrechnung ist ganz einfach: 80% des Aufwandes sorgt nur für 20% des Ergebnisses.
Stehen statt sitzen
Einfach mal die Sitzung im Stehen abhalten. Dies hält die Teilnehmer wach, die Diskussionen engagierter und wird die Zeit die die Sitzung (äh Stehung) in Anspruch nimmt ungemein verkürzen. Dazu ist man im Anschluss der Sitzung auch viel fitter.
Termine prüfen
Bestimmte Sitzungen und Besprechungen wurden vielleicht einmal aus bestimmten Gründen als regelmäßiger Termin angesetzt. Prüft ebenso regelmäßig ob es diese Gründe noch gibt, diese Termine immer noch Sinn machen und nicht nur eine lästige Pflicht sind.
Seid ihr noch nicht sicher? Wie wäre es diesen Termin nicht durchzuführen um dann festzustellen, ob er fehlt und die eigentliche Notwendigkeit dafür noch existiert? Danach ist es ja immer noch möglich diesen wieder anzusetzen – mit dem feinen Unterschied, dass ihr euch nun sicher seid das er notwendig ist.
Bei Serienterminen kann man diese einfach auch ausdünnen. Vielleicht sind sie gar nicht so häufig notwendig, wie man immer gedacht hat. Oder sie werden einfach dann einberufen wenn sie notwendig sind und nicht als regelmäßiger Serientermin.
Mit dem Anwenden dieser Tipps für Eure Besprechungen haben alle wieder mehr Spaß daran, sie werden effizienter und bringen mit Sicherheit auch wieder den gewünschten Elan zurück. Viel Erfolg!
Wenn Du Dich noch weiter mit dem Thema erfolgreiche Besprechungen auseinander setzen möchtest, habe ich noch 2 Buchtipps für Dich:
„Besprechungen erfolgreich moderieren: Kommunikationstechniken für Leiter und Teilnehmer“ von Josef W. Seifert. Er stellt in elf Kapiteln anschaulich und konzentriert dar, worauf es bei erfolgreichen Besprechungen – auch im virtuellen Raum – ankommt. Alle Tipps sind praxisorientiert und sofort umsetzbar.
„Meetings – das überfällige Praxishandbuch: Lösungen für erfolgreiche Besprechungen“ von Bernd Steffens. Denn das beste Handwerkszeug taugt nichts, wenn die Besprechungskultur nicht stimmt. Themen sind weiterhin die Auseinandersetzung mit bekannten Meeting-Mythen, die richtige Planung und Entscheidungsprozesse.
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Danke für die Tipps, wie man Sitzungen effizienter machen kann. Meine Firma hat ein neues Sitzungszimmer und ich werde zum ersten Mal in meinem Leben eine Sitzung selber abhalten und dann auch noch in dem neuen Zimmer. Gut zu wissen, dass man über moderne Tools, die Ergebnisse viel besser dokumentieren kann. Dass man gleich im Anschluss das Protokoll als Pdf an alle schicken kann, werde ich auf jeden Fall probieren.