Im erweiterten Vorstand ist für diese Dinge sinnvollerweise die Position als Pressewart oder Pressesprecher vorgesehen. Und bei der Öffentlichkeitsarbeit eines modernen Vereins müsste diese Rolle eher Medienwart heißen. Dieser Artikel beschreibt die Tätigkeiten und benennt die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit Deines Vereins. Wenn Du es richtig machst wird dieses um einiges über die eigentliche Pressearbeit hinaus gehen.
Was sind die Aufgaben des Pressewartes oder Pressesprechers?
Die Aufgaben des Presswartes bzw. Pressesprechers sind vielfältig. Dazu sollten gehören:
1. Information der Presse über Termine und Veranstaltungen
2. Verfassen von Pressemitteilungen, Artikeln und Veranstaltungsankündigungen
3. Beistellung von Fotos
4. Kümmern um die Belange der Presse während Veranstaltungen
5. Organisieren der Homepage
6. Organisieren von Social Media
7. Informieren der Werbepartner und anderer Stakeholder
8. Bericht an den Vorstand über die Öffentlichkeitsarbeit
In erster Linie ist hier natürlich die Presse über Termine, Neuigkeiten und Nachrichten zu informieren. Das sind für einen normal großen Verein üblicherweise die Tageszeitungen. Für große Vereine oder bei besonderen Veranstaltungen können hier natürlich auch Radio oder gar Fernsehen dazugehören. Bei kleineren Vereinen sind dies die lokalen Medien, bei größeren auch die regionalen oder sogar überregionalen Medien.
Was benötigen die Tageszeitungen für Ihre Artikel?
Üblicherweise erstellt der Pressewart Pressemitteilungen, in denen er beispielsweise wichtige Neuigkeiten oder Terminankündigungen an die Zeitungen weiter gibt. Dieses kann heutzutage natürlich per E-Mail erfolgen, was auch für die Vertreter der Zeitungen sehr praktisch zu verarbeiten ist. Der Pressewart (Pressesprecher) verfolgt dabei die Interessen des Vereines, aber ganz wichtig, auch die Interessen der Medien in dem er sich um ihren Informationsbedarf kümmert. Hier ist durchaus Feingefühl gefragt.
Da Zeitungen Artikel für ihre Tagesausgaben benötigen, sollten Nachrichten über den Pressewart in den E-Mails gleich auch als möglicher Artikel formuliert sein. Mache es den Redakteuren leicht. Formuliere eine spannende Überschrift. Leite den Artikel ein und gib einen Überblick worum er sich dreht. Formuliere die Details wohlklingend und interessant. Gib ein paar persönliche Aussagen von Dir oder beteiligten namentlich erwähnten Vereinsvertretern bei, um diesen Informationscocktail geschmackvoll anzureichern. Idealerweise sollte auch ein Foto nicht fehlen.
Wie bekommst Du die Vereinsfotos in die Zeitung?
Bei wichtigen Veranstaltungen, Nachrichten oder Ereignissen reichern die Medien ihre Artikel und Berichte gerne mit Fotos an. Diese sollen Interesse für den Artikel wecken und natürlich auch Personen von Interesse zeigen. Sind Reporter und Zeitungsfotografen vor Ort, werden diese ihre Fotos selbst anfertigen und der Pressewart sorgt lediglich für die passenden Rahmenbedingungen und Motive.
Aber auch wenn die Presse nicht vor Ort ist, sollte der Pressewart sich um die Fotos bemühen, diese inszenieren und dann auch Fotos ’schießen‘. Dazu gehört eine ordentliche digitale Kamera, eine ordentliche Fotoqualität und natürlich die Möglichkeit der digitalen Übertragung. Mit der Pressemitteilung bzw. der Vorschlag für einen Presseartikel werden dann zwei oder drei Bilder zur Auswahl für die Zeitungen mit bereitgestellt. Wichtig ist hierbei den Fotografen für eine Quellenangabe zu benennen. Inhaltlich aber genauso wichtig ist, das Motiv zu beschreiben und natürlich auch die Namen der fotografierten Personen zu benennen.
Bitte leitet die Originalbilder weiter und bearbeitet diese nicht. Das machen die Fachleute der Zeitung dann schon selbst. Unternehmt also keine Bearbeitungsschritte, die die Qualität oder die Auflösung verringern, wie auch den Kompressionsfaktor vergrößern.
Was braucht die Presse auf Veranstaltungen?
Wenn Du die Presse zu Veranstaltungen lädst, kannst Du die Themen Deines Vereines damit transportieren und auf Euch aufmerksam machen. Die Zeitungen interessieren sich für den Neuigkeitswert auf der Veranstaltung und schicken Redakteure. Bitte kümmere Dich um sie und zeige Deinen Verein von seiner besten Seite. Beantworte die Fragen der Presse, bitte weitere für die Presse interessante Gesprächspartner mit dazu um Informationen über Eure Veranstaltung zu geben. Und schließlich möchte die Presse auch ein Foto für ihre Artikel schießen. Bitte sorge dafür das dafür Gelegenheit ist, beteiligte Akteure für das Foto bereit stehen und die Presse ein tolles Motiv erhält.
Warum Du eine Homepage und Social Media für Deinen Verein benötigst?
Eine weitere Möglichkeit Neuigkeiten und Interessantes über Euren Verein zu verbreiten ist eine eigene Webseite. Das ist eine tolle Möglichkeit Informationen an Interessierte und Vereinsmitglieder zu verbreiten. Der Pressewart hat üblicherweise alle Informationen für eine Webseite, er generiert Artikel über Neuigkeiten und hat ein großes Interesse daran die Außenwirksamkeit des Vereins zu verbessern. Er ist damit der ideale Mann die Webseite des Vereins zu organisieren.
Gleiches gilt für Social Media wie Facebook, Twitter und dergleichen. Hier macht es ebenfalls Sinn mit Deinem Verein vertreten zu sein und Eure Botschaften an Interessierte und Mitglieder zu transportieren. Bitte bedenkt, dass die meisten Zeitungsleser eher ältere Menschen sind. Viele junge Menschen erreicht man über die Tageszeitung gar nicht. Mit der eigenen Homepage und Social Media habt Ihr die Möglichkeit auch diese Zielgruppe über Euren Verein zu informieren.
Wenn Euer Verein etwas größer ist und ihr weitere Interessierte habt, wie zum Beispiel Werbepartner, Sponsoren und der gleichen, sind dieses ebenfalls tolle Instrumente um diese zu informieren und mit Euren Vereinsbotschaften zu erreichen.
Zu den Aufgaben des Pressesprechers/Pressewartes gehört zu guter Letzt natürlich auch noch die Information des Vorstandes über die Pressearbeit. Hier stellst Du den Verantwortlichen des Vereines gegenüber dar, was an Öffentlichkeitsarbeit geleistet wird, was Du demnächst vor hast und tauscht Dich mit den weiteren Vorstandsmitgliedern über Ideen und Möglichkeiten aus.
Wer das Thema weiter vertiefen möchte, findet viele Informationen in „PR-Training: Technik und Taktik der Pressearbeit“ von Stefan Brunn und Mathias Wolff. Die schlechte Nachricht: Pressearbeit muss man trainieren. Die gute Nachricht: Pressearbeit kann man trainieren. Denn effektive PR ist kein Hexenwerk, sondern Handwerk – es gibt klare Regeln.
„Praxiswissen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Ein Leitfaden für Verbände, Vereine und Institutionen“ zeigt, wie Vereine und Verbände erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit machen können. Der Autor vermittelt das Know-how und Handwerkszeug, das notwendig ist, um interessante Pressemitteilungen, Selbstdarstellungen und Faltblätter zu schreiben, Pressekonferenzen und Interviews erfolgreich zu meistern, einen Verein bekannt zu machen, ein positives Image und Vertrauen aufzubauen, die Bedeutung der Arbeit eines Verbands herauszustellen und von den Anliegen einer Organisation zu überzeugen.
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